A társasági dokumentumkezelés hatékonyságának növelését segítő rendszer bevezetése kezdődött meg a MÁV-nál, amely a rendszer kiterjesztésével fokozatosan növekvő, évi százmillió forintos nagyságrendű költségmegtakarítást eredményez. A DMS, azaz a Document Management System, központilag irányított, egységes elektronikus irat-és dokumentumkezelő struktúra 2012 végén váltja fel az eddigi papíralapú rendszert. Mindez jelentősen kisebb költséggel járó környezetbarát eljárásmódot garantál, legfeljebb 3 éves megtérülés mellett.

A felmérések szerint az iktatási rendszereken több mint 3 és fél millió különböző ügy, 2-2,5 millió papír alapú dokumentum, 750 ezer belső postán továbbított irat, 10-10 millió A/4-es oldal és elektronikus dokumentum, valamint több mint 26 millió e-mail fut át évente. Ezek kezelését jelenleg több, egymással párhuzamosan, ám elszigetelten működő informatikai rendszer támogatja.

A DMS az eddigi papíralapú rendszert váltja fel és a szervezet működésének egészét áthatja majd (árajánlatok, szerződések, számlák, reklamációk, minőségügyi dokumentációk, előterjesztések, stb.). Egy egységes elektronikus irattár lép működésbe, melyben az iratok kezelése elektronikus úton történik, amely egyszerűsíti, gyorsítja és folyamatában is transzparenssé teszi a csoportos munkafolyamatokat és az ügyiratkezelést, amelynek során az átfutási idők minden érintett számára követhetőek lesznek.

Az új megoldás lehetővé teszi a vonalkódos azonosítást, a határidők automatikus figyelését, a szabadszavas keresést, az integrációt és a dokumentum jóváhagyást, valamint jelentős mértékben megkönnyíti a szignálási folyamatokat.

A DMS rendszer járulékos előnye: az ügyintézői terhelés egyenletesebbé válik, továbbá radikálisan csökken a nyomtatási igény.

A MÁV Zrt. a Tulajdonos MNV tájékoztatása mellett a KIM Poszeidon szoftverlicencéhez csatlakozik, ennek révén a megoldás nem igényel többlet ráfordítást, azonban ezáltal örökös és korlátlan felhasználóra érvényes licencjogot szerez.

Az előkészítés során azonosításra kerültek a DMS által kiváltandó, illetve azzal adatkapcsolatba kerülő rendszerek is: 22 kerül kiváltásra, 11 integrációra, 11 pedig támogatásra. A rendszer a MÁV Csoport nagyvállalatainál (MÁV Zrt., MÁV-START Zrt., MÁV-TRAKCIÓ Zrt., MÁV-GÉPÉSZET Zrt., MÁV-Informatika Zrt.,) 2012 végén egyszerre kerül bevezetésre, így a DMS-t közel 6500 munkavállaló használja majd a mindennapi munkavégzés során.

Legnagyobb mértékű megtakarítás a nyomtatás, fénymásolás, papíralapú ügyintézés területén várható. A DMS bevezetésével csak a nyomtatás esetében például a bevezetés utáni első évben (2013) 167 millió, a második évben (2014) 201 millió forint, 2015-ben 234 millió forint spórolható meg a hagyományos működéshez képest. MÁV Zrt. – Kommunikációs Igazgatóság